مزایای بهره‌گیری از هوش تجاری در سازمان

امروزه در دنیا، نقش موثر داده‌ها در تصمیم‌سازی‌ها و تصمیم‌گیری‌ها مشخص شده است و مدیران سازمانی به خوبی می‌دانند که داده‌های سازمان یکی از منابع ارزشمند محسوب می‌شود. ابزارها و روش‌ها و متدهای مختلفی برای بهره‌گیری از داده‌ها وجود دارد که هوش تجاری یکی از آن‌هاست. هوش تجاری (BI: Business Intelligence) مجموعه‌ای از فرایندها و فناوری‌هاست که برای تبدیل داده‌های خام به اطلاعات مفید مورد استفاده قرار می‌گیرد.

برای نخستین بار «ریچارد میلر دونز» در سال ۱۸۶۵هوش تجاری را در حوزه بانکداری مطرح کرد. سپس در سال ۱۹۵۸ «هانس پیتر لون» از شرکت IBM به موضوع بررسی استفاده از فناوری برای جمع‌آوری هوش تجاری پرداخت و در نهایت به صورت اجرایی در دهه‌های ۱۹۶۰ و ۱۹۷۰ اولین سیستم‌های مدیریت داده و سیستم‌های پشتیبانی تصمیم (DSS) به منظور ذخیره و سازماندهی حجم روزافزون داده‌ها توسعه یافتند.

به‌طور کلی هوش تجاری با تکیه بر آنالیز داده‌ها (Data Analytics) و تجزیه ‌و تحلیل کسب‌ و کار (Business Analytics) در سازمان به کار می‌رود. به بیان دیگر هوش تجاری  با استفاده از تجزیه‌ و تحلیل داده‌ها، داده‌کاوی، تجسم داده‌ها، ابزارها و زیرساخت‌های داده‌های سازمانی، به مدیران کمک می‌کند تا با استفاده از این تجزیه و تحلیل، تصمیمات صحیح و کارامدی مبتی بر داده اخذ نمایند. این تصمیمات ممکن است برای ایجاد تغییر، حذف اتلاف‌ها، شناسایی ناکارآمدی‌ها و… باشد.

برندها و سازمان‌های مطرح دنیا طی سال‌های اخیر، تصمیمات مبتنی بر داده را بعنوان یک استراتژی مهم سازمانی سرلوحه اقدامات خود برای تصمیم‌گیری قرار دادند. یعنی مطابق با داده‌هایی که طی سال‌های مختلف جمع آوری و تجزیه و تحلیل شده‌اند، روندهای کاری بدست می‌آید و از طریق روندها می‌توان به الگوهای کاری و الگوهای مصرفی پرسنل، مشتریان، رقبا و… دست یافت و آینده را پیش‌بینی و در خصوص آن تصمیم گرفت. اینجاست که BI وارد میدان می‌شود و این نتایج را به زبان عملی ترجمه می‌کند. BI به مدیران کمک می‌کند تا در کمترین زمان ممکن، با نگاه به تجزیه‌وتحلیل موجود، بتوانند تصمیم بگیرند و برنامه‌ریزی کنند. تصمیم‌گیری بر مبنای داده‌های سازمانی، یکی از ارزشمندترین منابع برای تصمیم‌گیریها هستند. زیرا که داده‌ها در صورتی که صحیح و سالم باشند، بهترین مولفه‌ای هستند که می توانند برای تصمیم‌گیری مورد استفاده قرار گیرند. استفاده از نتایج تحلیل‌ها و به کارگیری آن‌ها در فرایندها و آشکار شدن استفاده نتایج در فرایندهای کاری، حاکی از جاری شدن هوش تجاری در سازمان است.

برای جاری شدن هوش تجاری به منظور تبدیل داده‌های خام به بینش‌های قالب فهم، باید چهار مرحله انجام شود. مرحله اول، جمع‌آوری داده‌هاست. مرحله دوم تحلیل داده‌ها می‌باشد، مرحله سوم بسترسازی برای مرحله تصمیم‌گیری نهایی و نهایتاً مرحله چهارم تصمیم‌گیری می‌باشد. از مزایای بهره‌گیری هوش تجاری در سازمان می‌توان به: «تسریع و بهبود تصمیم‌گیری، بهینه‌سازی فرایندهای داخلی سازمان، افزایش کارایی و بهره‌وری عملیاتی و شناسایی مشکلات تجاری» اشاره کرد. لذا به طور خلاصه می‌توان اذعان کرد که هوش تجاری بهره‌وری و اثربخشی فعالیت‌های واحدهای مختلف سازمانی را افزایش می‌دهد و به طور کلی پنج حوزه اصلی را تحت تاثیر قرار می‌دهد.

حوزه اول که بسیار هم برای سازمان‌ها مهم می‌باشد «تجربه مشتری» است؛ زیرا اگر تمام اطلاعات مشتریان در جمع‌آوری، طبقه‌بندی و مستند شوند، می‌توان منابع سازمانی را به طور بهینه برای ارتقای وضعیت موجود اختصاص داد. حوزه دوم «فروش و بازاریابی» است. با بررسی داده‌ها و روندگیری از فروش، رفتار مصرف‌کنندگان و ترندهای  ثبت شده محصولات یا خدمات، می‌توان نسبت به اثربخشی اقدامات بازاریابی آینده در راستای افزایش درآمدزایی اقدام کرد. «مالی و حسابداری» حوزه سوم است. مطالعه داده‌های گذشته، محاسبه ریسک و پیش‌بینی ترندها از موضوعات مهم هر سازمانی است که BI به آن پاسخ می‌دهد. حوزه چهارم «مدیریت انبار و کنترل موجودی» که مولفه‌هایی نظیر مدیریت موجودی، رصد کردن فرایند ارسال و تحویل، پیش‌بینی روندهای خرید در این حوزه جای می‌گیرند؛ و نهایتاً حوزه مهم «امنیت و انطباق» که ابزارهای هوش تجاری کمک می‌کند خطاها و مشکلات امنیتی شناسایی و تسهیل شوند.

بی‌شک مزایای فراوان بهره‌گیری از چنین ابزارهایی می‌تواند سازمان را بیش از قبل در حوزه برنامه‌ریزی و مطالعات آینده توانمندتر سازد.